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Come digitalizzare le procedure contabili aziendali in 4 step

Le procedure contabili aziendali dicono molto di un’impresa. Digitalizzarle è importante perché da esse, cioè dalla flessibilità e dall’efficienza del reparto amministrativo, dipendono le basi stesse dell’attività. L’azienda deve avere continuamente sotto controllo i flussi di cassa, le entrate e le uscite, le fatture dei clienti che devono ancora essere saldate e poter gestire facilmente gli incassi e i pagamenti. Nessuna di queste operazioni può essere semplificata se l’operatività è ancorata a sistemi ormai superati o viene eseguita manualmente. Le imprese devono digitalizzare le procedure contabili aziendali per massimizzare le opportunità di investimenti, rendere più efficiente il personale e riuscire a sfruttare dati certi e affidabili. Il reparto amministrativo e quello finanziario devono superare alcune rigidità, non soltanto informatiche ma anche gestionali, che rallentano lo sviluppo dell’impresa. Per farlo, devono dotarsi degli strumenti adeguati al perseguimento degli ambiziosi obiettivi di crescita.


Il remote banking per procedure contabili aziendali a portata di smartphone

Poter effettuare pagamenti in qualsiasi momento anche quando le filiali della banca sono chiuse e durante i fine settimana. Ecco come il remote banking influenza positivamente le procedure contabili aziendali: abilita un flusso continuo di operazioni che non è vincolato dai rigidi orari degli sportelli bancari. Nell’ottica di digitalizzare la contabilità, il remote banking, quindi, è il primo passo per poter intraprendere un percorso di trasformazione pervasiva, grazie a cui l’impresa potrà avere un maggiore controllo della propria liquidità e, di conseguenza, del proprio futuro. Inoltre, questi sistemi sono compatibili con i dispositivi mobile, agevolando ulteriormente l’operatività contabile.


Riconciliazioni automatiche con le banche

Una presenza costante del mondo contabile è la riconciliazione bancaria, indispensabile per sincronizzare i dati dell’impresa con quelli delle banche a cui essa è collegata. In uno scenario comune, la riconciliazione richiede tempo e molti documenti devono essere gestiti per assicurarsi che sia compiuta nel modo migliore. Ciò nonostante, l’azienda non può escludere che non vi siano stati errori: una situazione che, insomma, non permette all’attività di crescere perché rallentata dalla sua stessa operatività contabile. La riconciliazione automatica regala grandi benefici alle procedure contabili aziendali: fa risparmiare tempo, permette ai dipendenti di concentrarsi sulle attività che effettivamente contribuiscono a far crescere l’impresa e, inoltre, garantiscono risultati certi e affidabili.


Tesoreria ed ERP devono comunicare

È importante che il gestionale e la tesoreria comunichino. I due sistemi devono essere sincronizzati e devono costantemente essere in contatto, altrimenti l’azienda non può basare le sue decisioni su informazioni garantite. I due sistemi sono spesso visti come ridondanti. Se è vero che gli ERP includono funzioni molto basilari dedicate alla tesoreria, bisogna considerare che le soluzioni di Enterprise Resource Planning e i software per la tesoreria collaborano molto bene insieme poiché sono complementari. L’integrazione dei dati di questi due sistemi garantisce all’impresa delle solide fondamenta organizzative e una vera digitalizzazione dell’impresa.


Il software dedicato alla tesoreria è il miglior alleato delle procedure contabili aziendali

Infine, è importante che le imprese si dotino di un software specificamente pensato per la gestione anticipata della tesoreria, un aspetto troppo spesso sottovalutato. Esso permette di avere una visione completa sullo stato finanziario dell’impresa, dai flussi di cassa fino al pagamento anticipato ai fornitori, per una gestione evoluta, flessibile e potenziata della tesoreria. I software dedicati riescono a fornire un unico cruscotto per l’aggiornamento in tempo reale delle entrate e delle uscite e a fare previsioni dei flussi di cassa nel medio termine. Ancora più importante, i Treasury Management System permettono ai gruppi di società di poter controllare l’intero aspetto finanziario comodamente da un solo ufficio, anche se le filiali sono residenti all’estero.

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